Cette page est consacrée à l'utilisation des périphériques d'impression et de GED dans un environnement professionnel.
L’imprimante ou plus généralement l’imprimante multifonction reste un outil indispensable pour le bureau comme pour le télétravail. S’équiper d’un nouvel appareil ou remplacer un ancien modèle soulève plusieurs aspects pour lesquels nous souhaitons apporter notre éclairage sur : le choix de la technologie, la définition d’une stratégie de déploiement, le mode de financement (acheter ou louer), l’éventuel passage à la GED.
Il existe plusieurs technologies d’impression possédant chacune ses spécificités : thermique [tickets de caisse], sublimation thermique [jet d’encre grand public], UV [personnalisation de produits], etc. Pour les entreprises et les administrations l’imprimante ou le multifonction reste un périphérique incontournable et le choix de la technologie se limite très souvent à deux catégories : le laser et le jet d’encre. Pour cette dernière, il convient de distinguer les modèles destinés à l’usage domestique des modèles professionnels sur lesquels se portent cette publication.
A plusieurs égards, ces deux technologies sont différentes. Et, bien que le jet d’encre professionnel se distingue hautement concernant la préservation de l’environnement, il est impératif de prendre en compte plusieurs critères avant de faire un choix : type de document à imprimer, volume d’impression, fonctions de finitions souhaitées (agrafage, pli, Piqure à Cheval, perforation, etc.).
Avant tout, faisons le tour de quelques idées reçues :
Les cartouches jet d’encre ont une faible capacité. FAUX !
➔Les modèles professionnels affichent des capacités allant jusqu’à 100 000 pages, contre 30 000 pages pour leur équivalent laser (norme ISO 24711).
L’impression jet d’encre est plus lente que le laser. FAUX !
➔ Le temps de sortie de la première page est jusqu’à 3 fois plus rapide que le laser et les modèles professionnels affichent des vitesses allant de 24 à 100 pages par minute (norme ISO 24734).
L’impression jet d’encre est plus coûteuse que le laser. FAUX !
➔ Cela dépend de la gamme, des options et surtout du volume d’impression.
Le laser est moins polyvalent que le jet d’encre pour imprimer des photos en couleur. FAUX !
➔ Même si la résolution et le spectre de couleur peuvent être plus importants avec le jet d’encre, la qualité de l’impression obtenue va surtout dépendre du document, du support papier et aussi de la perception de l’usager. La différence notable est l’impression sur papier standard : le laser, pour les couleurs foncées, produit un effet brillant auquel l’usager est plus habitué.
Les matériels laser proposent plus de choix de finitions. VRAI !
➔ Mais cet écart se réduit.
Ecologiquement, les 2 technologies se valent. FAUX !
➔ Les constructeurs de moteurs d’impression laser font des efforts notables pour baisser l’empreinte carbone des nouveaux modèles, mais n’arrivent pas à égaler les avantages de la technologie jet d’encre qui va jusqu’à des réductions de 83% pour l’électricité, jusqu’à 96 % pour les consommables et aucune émission d’ozone (source Epson.fr).
Faire le tri entre les technologies, cibler le bon modèle et choisir les options pour obtenir la configuration la plus appropriée peut s’avérer un exercice délicat. C’est pourquoi, il est préférable de se faire accompagner par un professionnel. Il est recommandé de consulter au moins deux, et, idéalement, trois fournisseurs pour se faire sa propre opinion.
Nos conseillers sont à votre disposition pour réaliser gratuitement toute consultation et ce, jusqu’à 10 moteurs d’impression.
COMMENT CONNECTER UNE IMPRIMANTE OU UN MULTIFONCTION A SON RESEAU ?
Il existe plusieurs moyens de connecter un périphérique d’impression à un ordinateur ou à un réseau. Dans un environnement professionnel, il est recommandé de privilégier le réseau câblé (prise RJ45 ou directement à la box internet ou au routeur). Aux usagers ensuite de choisir la manière de se connecter à ce même réseau avec un câble, en Wifi ou avec un VPN. Ainsi, cela assure une grande stabilité et un débit optimum. Il est toujours possible d’accéder au périphérique par de multiples moyens : Wifi, WifiDirect, USB en façade, AirPrint, Mopria, internetPrint, emailPrint, Google Cloud Print, etc.
QUELLES SONT LES POSSIBILITES DE NUMERISATION ?
A l’instar des moyens d’impression, il existe une multitude de protocoles pour scanner. S’agissant toujours d’un environnement professionnel, nous recommandons de privilégier l’installation du Scan to mail : en effet, c’est une fonction autonome du multifonction, facile à installer et facile à administrer. Parallèlement, nous conseillons l’installation du Scan To Folder (SMB) : ce protocole est également autonome, mais requiert une authentification et une autorisation d’écriture sur le PC ou le serveur de fichiers. Le scan to FTP est très proche du protocole SMB. Le scan to USB (accès en façade) est de plus en plus courant et facile à utiliser. Il reste encore bien d’autres possibilités et protocoles, tels que : scan to URL, vers PC (avec utilitaire), vers mobile et tablettes (avec une applications), scan Push, etc.
LA FONCTION FAX EST-ELLE ENCORE UTILE ?
De nos jours, l’utilisation du fax est très marginale, mais peut s’avérer nécessaire pour les établissements de santé qui l’utilisent encore notamment pour des raisons juridiques. De même, le fax est parfois incontournable pour communiquer avec des clients et des fournisseurs qui se trouvent à l’étranger. Avant de supprimer le fax, il convient de vérifier que vous n’êtes pas concerné par une situation particulière. Pour un usage très faible, vous pouvez également faire appel à votre FAI. Orange, FreePro, BouygesTelecom et SFR proposent tous un accès à un serveur de fax ; il est même souvent inclus dans l’abonnement.
POURQUOI METTRE EN PLACE DES SERVICES AUTOMATISES ?
Automatiser des tâches répétitives telles que l’envoi des relevés compteurs et l’envoi des consommables permet aux clients comme aux fournisseurs de se consacrer à des fonctions à plus forte valeur ajoutée. C’est pourquoi nous préconisons d’installer systématiquement des services automatisés normés et sécurisés.
POLITIQUE DE PRIX ?
Le concours de nos fournisseurs, le soutien des établissements bancaires qui nous accompagnent et notre business model dont l'organisation est réduite à l'essentiel, nous permettent de proposer des tarifs attractifs. Nos prix sont en phase avec l'évolution des coûts de production, et hors période Covid, ces prix sont en général à la baisse.
QUELS SONT LES FINANCEMENTS PROPOSES ?
Nos produits sont disponibles à l'achat comme à la location. Ce choix dépend de plusieurs facteurs, c’est pourquoi un chapitre entier est consacré à ce sujet : Acheter ou louer son photocopieur : un choix cornélien ! Il est important de relever qu’il s’agit d’une « location financière » qui engage le client sur une durée irrévocable. En effet, les durées les plus fréquentes sont : 36, 48, 60 et 63 mois.
QUELS SONT NOS PARTENAIRES FINANCIERS ?
Nous faisons bénéficier nos clients de la grande réactivité de notre leaser principal, Grenke, ainsi que des taux attractifs que ce leader européen du financement professionnel propose. Naturellement, le financement peut être assuré par votre banque qui dispose certainement de sa propre filiale de leasing. Le cas échéant, nous faisons appel à d’autres leasers, tels que Investitel et Corolease.
QUEL EST LE PRIX D’UNE CONSULTATION ?
La consultation et les études de remplacement sont gratuits. Pour les cas complexes, une prestation d’audit peut être nécessaire ; dans ce cas, l’audit est soumis à l’acceptation préalable et écrite par le client. Cela concerne les consultations qui comportent plus de 10 moteurs d’impression avec déplacement sur plusieurs sites.
QUEL USAGE POUR LES MATERIELS PROPOSES ?
Nos produis et services sont destinés aux entreprises et associations qui ont un usage intensif de documents imprimés ou de documents numériques.
COMMENT SONT SELECTIONNES LES SERVICES ET PRODUITS DE NOTRE GAMME ?
Nos partenaires sont des acteurs historiques et reconnus dans leurs domaines de compétences et pour les valeurs qu’ils véhiculent : respect de l’environnement, des personnes et leur capacité à être force de proposition.
QUELS SONT NOS FOURNISSEURS DE MATERIELS ?
Pour l’impression, nos principaux partenaires sont : Epson pour sa technologie jet d'encre professionnel MicroPiezzo en avance sur les exigences environnementales ; pour l'impression laser, Kyocera, un challenger en croissance constante depuis plusieurs décennies.
POURQUOI UN CONTRAT DE MAINTENANCE ?
La plupart de nos produits sont proposés avec un contrat de maintenance qui couvre les déplacements, pièces et main d'œuvre, y compris les consommables (hors papier, hors agrafes et hors bris de machine). Ce qui permet à notre clientèle d’une part, de maîtriser les coûts d'exploitation et d'autre part, de se consacrer à son métier.
COMMENT EST ASSURE LE SAV ?
Qu'il s'agisse de solutions d'impression ou de GED (Gestion Electronique de Documents), les partenaires sélectionnés couvrent l'ensemble du territoire métropolitain, voire au-delà.
Pour le contrat de maintenance des imprimantes et des multifonctions, l'intervention est programmée à J+1. Les consommables sont expédiés sous 72 heures. Pour une plus grande sérénité et productivité, une solution de services automatisés est systématiquement proposée pour le relevé compteur et la commande des consommables.
5. ACHETER OU LOUER SON PHOTOCOPIEUR : un choix cornélien !
Vous vous êtes décidé à acquérir un photocopieur pour votre établissement et deux choix s’offrent à vous quant au financement. Entre l’achat ou la location, quelle est la meilleure option ? Il n’y a pas un financement mieux qu’un autre, c’est un choix qui se réfléchit par rapport à vos besoins.
Le fournisseur préférera la location à l’achat, car cela lui permet de maîtriser les échéances et de fidéliser le client. En ce sens, votre expert-comptable sera plus à même de vous conseiller objectivement, d’autant qu’il maîtrise mieux vos capacités financières.
Voici quelques éléments, selon notre point de vue, qui vont vous aider à choisir le meilleur mode d’acquisition de votre photocopieur ou de tout autre équipement bureautique.
LOCATION
Vous n’avez pas le financement pour acheter votre équipement ou bien vous fonctionnez avec un budget de fonctionnement (comme c’est souvent le cas dans les associations, les syndicats et les établissements publics), ou encore vous ne voulez pas être propriétaire d’un matériel qui va rapidement devenir obsolète. Alors, la location est la solution idéale pour votre projet.
Les avantages de la location financière sont nombreux :
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Rapide à mettre en place (un accord peut être obtenu en 24 h)
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Permet de faire face aux demandes urgentes
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Préserve la trésorerie et la capacité d’investissement, la TVA est à payer au fur et mesure du contrat
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Solution flexible et évolutive : permet de bénéficier plus rapidement des avancées technologiques ou de baisse de prix
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C’est une charge d’exploitation déductible
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Le retour sur investissement est immédiat
Les inconvénients de la location :
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Un contrat de location financière engage le client sur une durée irrévocable (36, 48, 60 ou 63 mois) : les loyers restants sont dus. En cas de changement de fournisseur, les frais de restitution restent à la charge du client.
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Le coût d’une location est supérieur à l’amortissement : de 7 à 25 % selon la durée et selon le fournisseur.
NB : Un contrat de location incluant le contrat de maintenance avec engagement de volume minimum est contraignant pour le client. Son unique intérêt est de gérer une seule facture trimestrielle (au lieu de deux), à condition que l’engagement ne soit pas dépassé ; dans ce cas, le client paye un service qui n'est pas utilisé dans sa totalité.
ACHAT
S’il est vrai que la location financière est de plus en plus attractive et séduit par de nombreux aspects, il convient d’étudier les arguments en faveur de l’achat avant de prendre une décision.
Ainsi, l’achat comporte principalement les avantages suivants :
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Vous êtes propriétaire et, libre de conserver, de vendre ou de changer de matériel (à condition de ne pas avoir contracté un contrat de maintenance avec une clause d’engagement minimum).
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Vous êtes indépendant financièrement
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L’achat revient moins cher qu’une location : en effet, l’amortissement sera toujours inférieur à la location qui inclut des intérêts.
Les avantages de la location sont tout naturellement les inconvénients de l’achat. Il est important de ne pas négliger un point concernant surtout les investissements conséquents :
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La TVA doit être acquittée en une seule fois
QU'EST-CE QUE LA GED ?
Un logiciel de Gestion électronique de documents (GED) doit faire partie d’une stratégie de transformation digitale pour permettre de dématérialiser, organiser, partager et sécuriser son environnement documentaire, en apportant à la fois un cadre méthodologique et une palette d’outils orientée vers l’intuitivité et l’efficacité.
L’atout principal du produit réside dans sa capacité à allier une grande simplicité d’utilisation à la richesse de ses fonctionnalités et des performances qui lui sont associées.
La GED peut ainsi prévoir toutes les fonctionnalités nécessaires à une organisation en proposant la publication web, le classement automatique d’éditions issues de logiciels métier, le nomadisme, dans une architecture multiplateforme (Windows, Linux, Smartphones, tablettes).
La GED peut s’adapter à n’importe quel environnement métier en s’intégrant aux organisations existantes et répliquer le circuit documentaire papier au format digital.
Le plan de classement, le workflow de validation alliés à une phase d’audit préalable à la mise en place, permettent d’apporter une réponse à toute problématique.
Automatiser et centraliser des processus documentaires augmentent considérablement la productivité des organisations.
QUELLE STRATEGIE ADOPTER ?
L’idée est séduisante de penser que l’on peut dématérialiser tous les process d’une organisation, et ce, d’un simple claquement de doigt. Si les outils numériques permettent de le faire, rares sont les structures capables de se mettre en veille ou de dégager les ressources internes pour réaliser une telle opération sur un temps donné.
La plupart des opérations de digitalisation se font par phase, ou par « brique » : Fournisseurs, Comptabilité, RH, Administration des ventes, etc. Ou encore pour répondre à un problématique spécifique.
Dans tous les cas, le déploiement d’une GED doit d’intégrer dans une stratégie à long terme et respecter certaines phases.
LES ETAPES D’UNE TRANSFORMATION DIGITALE REUSSIE EN 10 POINTS
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Stratégie : une priorité qui prévoit les objectifs long terme
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Le client : les usagers doivent être au cœur de la décision
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Leadership : désigner un chef de projet qui mène et promeut les changements technologiques
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Structure organisationnelle : pour soutenir une expérience client intégrée
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Produits, services et processus : l’expérience du client
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Choix de la technologie : doit répondre à toute l’organisation ou le service concerné
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Intégration : de toutes les données
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Usagers : écoute et implication
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Sécurité et protection des données : respect des standards ou des normes spécifiques (par exemple HAS)
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Personnalisation : écouter, guider le client et améliorer la digitalisation
COLLECTE DES CONSOMMABLES
Pour les toners et réservoirs d'encre usagés, il existe plusieurs façons de les retourner.
L'objectif premier est de minimiser l'impact environnemental en réduisant la quantité de matières premières contenues dans les consommables. Et une fois qu'un consommable est arrivé en fin de cycle d'utilisation il existe plusieurs façons de prendre en charge le recyclage des consommables référencés. Des organismes spécialisés prennent alors en charge l'enlèvement, l'entreposage et l'expédition aux sites de recyclage.
Les différents éléments contenus dans le consommable sont séparés et recyclés avant d'être réutilisés dans la fabrication de nouveaux produits. En participant à la collecte des articles usagés, vous contribuez à réduire les déchets et la consommation d'énergie pour un minimum d'impact sur la nature.
ORGANISMES DE COLLECTE :
CONIBI collecte, recycle et valorise gratuitement les cartouches d'impression. En fonction des quantités à récupérer, une collecte régulière ou ponctuelle peut être mise en place sur simple demande chez le client.
ELISE, en plus du recyclage des toners et cartouches, cette structure propose de mutualiser la collecte de tous les déchets de bureau.
Cette liste n'est pas exhaustive, il existe bien d'autres manières de contribuer au recyclage.
Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site www.ecosystem.eco
Besoin de renseignements complémentaires ? Nous sommes prêts à repondre à vos questions.